neunerhaus auttaa asunnottomia, kodittomia ja vakuuttamattomia ihmisiä löytämään tiensä takaisin kohti itsemääräämisoikeutettua elämää – riippumatta siitä, kuinka kuoppainen tie on ja kuinka monta askelta se vaatii. Kolmessa neunerhaus-asuntorakennuksessa sekä Housing First- ja Mobil-ohjelmilla tuetussa asumisessa hoidetaan ja neuvotaan vuosittain yli 1 000 entistä asunnotonta ja asunnotonta ihmistä. Neunerhausin terveyskeskuksessa hoidetaan vuosittain noin 6 000 ihmistä.
Organisaation nimi:
Neunerhaus
Lyhyt kuvaus hankkeesta:
Allekirjoitusprosessien digitaalinen muuntaminen ja siten hallinnollisen työn merkittävä vähentäminen. Näin järjestö voi tehostaa sisäisiä prosessejaan ja vapauttaa enemmän aikaa suoraan sosiaaliseen työhön asunnottomien ja köyhyydestä kärsivien ihmisten parissa.
Miksi sprooof sign:
“Meidän on käytettävä niukkoja aikaresurssejamme hallinnossa erityisen tietoisesti – digitaalinen allekirjoitus on tässä suuri parannus.”
Miten päätös digitaalisen allekirjoituksen käyttöönotosta syntyi?
Organisaatiorakenteestamme johtuen useimmat allekirjoittamamme asiakirjat edellyttävät kahden henkilön allekirjoitusta. Vuoteen 2023 asti käytettiin allekirjoituskansioita, jotka kannettiin paikasta A paikkaan B – ja se vaati paljon hallinnollista työtä: Allekirjoittamiseen oli varattava aikaa, ja kollegat tiedustelivat säännöllisesti asiakirjoja ja niiden tilannetta allekirjoitusprosessissa. Sitten kaikki oli skannattava käsin ja lisäksi arkistoitava paperimuodossa. Meidän on käytettävä niukkoja aikaresurssejamme hallinnossa erityisen tietoisesti – tässä oli selvästi parantamisen varaa. Allekirjoittamisen paikkariippumattomuuden lisäksi ratkaisevaa oli ennen kaikkea tämä ajan ja ekologisten resurssien säästö tulostamiseen, sisäiseen postitukseen, allekirjoitusten hankkimiseen ja paperiasiakirjojen skannaamiseen. Toinen kannustin oli henkilöstöhallintoon liittyvien asiakirjojen allekirjoittamisen ja hallinnan helpottuminen työntekijöillemme.
Kuinka tärkeää digitaalinen muutos on neunerhausille?
Useimmat neunerhausin työntekijät työskentelevät suoraan ihmisten parissa, esimerkiksi sosiaali- tai terveysalalla. Digitaaliseen muutokseen liittyen meitä kiinnostaa ennen kaikkea digitaalisen osallisuuden teema – työnantajana ennen kaikkea käyttäjiemme osallisuus, mutta myös työntekijöidemme taidot pysyä digitalisaation tahdissa ja pystyä käyttämään digitaalisia allekirjoituksia – tätä vaativat yhä useammat tahot tai helpottavat viranomaiskanavia.
Viime vuosina olemme digitalisoineet lukuisia prosesseja tukiprosesseissamme, kuten hallinnossa, henkilöstöhallinnossa ja valvonnassa. Keskeinen ajuri tässä oli koronavirus-pandemia, joka vauhditti tätä muutosta entisestään. Toinen tärkeä tekijä on vaatimuksemme käsitellä henkilöstöresurssejamme erityisen huolellisesti ja käyttää niitä mahdollisimman tehokkaasti. Digitalisaatio tukee meitä erityisesti henkilöstötyössä edistämällä sekä tehokkuuden lisäämistä että innovaatioita. Digitaaliset välineet ja henkilökohtainen kontakti täydentävät toisiaan täydellisesti. Konkreettinen esimerkki HR-työstä: Uuden palvelusopimuksen digitaalinen allekirjoitus yhdistetään aina henkilökohtaiseen tapaamiseen sopimuksen allekirjoittamiseksi.
Meidän on käytettävä niukkoja aikaresurssejamme hallinnossa erityisen tietoisesti – digitaalinen allekirjoitus on tässä suuri parannus.
Dr. Stephan Gremmel, toimitusjohtaja
Mitkä kriteerit olivat ratkaisevia etsiessänne oikeaa sähköisen allekirjoituksen tarjoajaa?
Kun etsimme oikeaa sähköisen allekirjoituksen tarjoajaa, useat keskeiset kriteerit olivat meille ratkaisevia. Kustannukset olivat etusijalla, sillä voittoa tavoittelemattomana organisaationa meidän on käytettävä budjettimme tehokkaasti. Yhtä tärkeää oli helppokäyttöisyys: ratkaisun piti olla paitsi intuitiivinen käyttää, myös tarjota ominaisuuksia, kuten eräkohtaiset allekirjoitukset ja selkeä kojelauta työnkulkujemme virtaviivaistamiseksi. Lisäksi olennaisia toimintoja olivat esimerkiksi huomautusten lisääminen, allekirjoitusten sijoittaminen useisiin eri kohtiin asiakirjassa ja allekirjoitusjaksojen asettaminen. Etsimme myös verkkopohjaista ratkaisua, joka olisi helppo integroida ja joka varmistaisi täyden oikeudellisen pätevyyden.
Toinen ehdoton edellytys oli tietosuoja ja GDPR:n tiukka noudattaminen. sproof takaa, että kaikki tiedot tallennetaan eurooppalaisille palvelimille, mikä antaa meille lisäturvaa. Myös väärentämissuojaus oli ratkaiseva tekijä, kun haluttiin luotettavasti sulkea pois manipulointi. Lisäksi asiakastuen on oltava aina saatavilla ilman, että jokaisesta yhteydenotosta aiheutuu lisäkustannuksia. Olemme nähneet, että sproof täyttää kaikki nämä vaatimukset täysin.
Missä käyttötapauksissa digitaalista allekirjoitusta käytetään?
Digitaalista allekirjoitusta käytetään neunerhausissa monissa eri käyttötarkoituksissa, erityisesti sopimuksissa ja muissa tärkeissä asiakirjoissa, jotka edellyttävät nopeaa ja oikeudellisesti turvallista allekirjoitusta. Tällaisia ovat esimerkiksi sopimukset ulkoisten kumppaneiden kanssa, maksupyynnöt, budjettihyväksynnät ja muut liiketoimintaan liittyvät asiakirjat, jotka ylimmän johdon on allekirjoitettava. Kesäkuusta 2024 lähtien digitaalista allekirjoitusta on käytetty myös henkilöstöön liittyvissä asiakirjoissa, kuten palvelusopimuksissa, lisäsopimuksissa, työsuhdevahvistuksissa ja työntekijöiden todistuksissa.
Miten pilven integrointi toimi?
Pilviratkaisun integrointi sujui sujuvasti ja tehokkaasti. Jotta siirtyminen olisi mahdollisimman helppoa kaikille työntekijöille, olemme luoneet sisäiset ohjeet, joissa selitetään askel askeleelta, miten asiakirjat allekirjoitetaan sproofin avulla. Myös me johdossa käsittelimme prosessia alussa intensiivisesti, mutta tällä välin uudet prosessit ovat vakiintuneet hyvin. Sproof selkeän jäsentelyn ja intuitiivisen käyttöliittymän ansiosta pystyimme helposti integroimaan digitaalisen allekirjoituksen nykyisiin työnkulkuihimme.
Millaisia standardeja neunerhausin kaltaisella organisaatiolla on turvallisuuden, vaatimustenmukaisuuden ja tietosuojan suhteen?
Sosiaalisena organisaationa, joka työskentelee monien ihmisten arkaluonteisten tietojen parissa, neunerhaus noudattaa korkeimpia turvallisuus-, tietosuoja- ja lakisääteisyysvaatimuksia. Erityisesti henkilötietojen suojaaminen on äärimmäisen tärkeää, sillä luottamuksen perusta työntekijöitämme ja yhteistyökumppaneitamme kohtaan on säilytettävä.
Mistä pidät erityisesti sproof signissa?
Arvostamme erityisesti sproofin erinomaista asiakastukea. Pyynnöt käsitellään nopeasti ja ratkaisukeskeisesti, ja järjestelmää kehitetään jatkuvasti käyttäjien palautteen perusteella. Käyttäjäystävällinen ja intuitiivinen käyttöliittymä helpottaa päivittäistä käyttöä huomattavasti. “Akatemia”, johon pääsee suoraan tililtä, tarjoaa myös hyödyllistä tukea toimintojen nopeaan opetteluun. Kaiken kaikkiaan sproof sign vaikuttaa merkittävästi tehokkuuden lisäämiseen ja työprosessiemme yksinkertaistamiseen.
Käytetäänkö käyttötarkoituksessasi allekirjoitusten työnkulkuja?
Kyllä, joillakin aloilla, kuten ylimmässä johdossa ja henkilöstöhallinnossa, käytämme jo allekirjoitusten työnkulkuja yksittäistapauksissa. Nämä työnkulut ovat osoittautuneet erityisen hyödyllisiksi toistuvissa prosesseissa, kuten palvelusopimusten tai liikeasiakirjojen allekirjoittamisessa. Kokonsa ja suhteellisen tuoreen käyttöönottomme vuoksi olemme kuitenkin vasta alussa näiden työnkulkujen täydellisessä integroimisessa työprosesseihimme.
